La télétransmission des infirmières libérales : logiciel et aides financières

Être infirmière libérale c’est prodiguer différents soins à des patients. Mais ce n’est pas tout. Les parties gestion et administrative font pleinement partie du métier d’infirmière libérale et cela prend beaucoup de temps.

Pour simplifier cette tâche et pour gagner un peu de temps sur sa journée de travail, il est essentiel de s’équiper d’un logiciel de télétransmission et de bien comprendre tous les mécanismes de ce dispositif. 

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Pourquoi s’équiper d’un logiciel de télétransmission ?

L’activité d’infirmière libérale est soumise à des règles strictes tant au niveau du suivi de sa patientèle, que sur les aspects administratifs et comptables. La préparation des feuilles de soins (FSE), la facturation, l’envoi papier des honoraires demande rigueur, précision et patience.

Cependant, les infirmières libérales n’ont pas forcément le temps nécessaire pour effectuer toutes ces démarches. Pour simplifier la gestion de votre activité et gagner du temps, il est indispensable de vous munir de ce que nous appelons un logiciel de télétransmission.

C’est aussi un bon moyen de rendre son activité plus économique et écologique. De plus, des ressources financières sont mises en place par l’Assurance Maladie pour encourager l’utilisation de logiciels de télétransmission. Il existe trois types d’aides :

1. Aide à la maintenance de 100 € par an. Pour en bénéficier il faut avoir télétransmis une FSE entre le 1er janvier et le 31 décembre de la même année.

2. Aide pérenne à la télétransmission de 300 €. Pour obtenir cette aide, l’infirmière libérale doit atteindre un taux de télétransmission de 70 % sur un an.

3. Aide à la numérisation et télétransmissions des pièces justificatives en suivant le protocole SCOR, de 90 €. Pour en profiter, l’infirmière libérale doit diffuser des pièces justificatives (FSE, ordonnances, contre-indications…), dont la qualité de numérisation pourra permettre leurs utilisations à 99 % sur 90 jours.

Que permet de faire un logiciel de télétransmission ?

Le logiciel de télétransmission est un véritable gain de temps qui accorde une totale prise en charge des patients tout en simplifiant les aspects administratifs et comptables de l’activité. Il permet : 

• Une gestion efficace de l’activité avec un véritable suivi des patients grâce à l’enregistrement de leurs dossiers médicaux. 

• Une confidentialité de toutes les données.

• De garder une traçabilité grâce à l’historique des soins.

• De tenir les soins à jour ainsi que de les planifier. C’est un outil efficace lorsque plusieurs infirmières libérales travaillent ensemble, ainsi elles peuvent suivre l’évolution de chaque patient. En effet, un même logiciel de télétransmission peut être accessible à plusieurs infirmières libérales.

• De faciliter la gestion administrative et la comptabilité. Aux oubliettes les feuilles de soins papier, tout sera numérisé avec le logiciel de télétransmission. Et comme son nom l’indique, celles-ci seront directement transmises à l’Assurance Maladies et aux mutuelles complémentaires grâce au lecteur de cartes Vitale qui accompagne ce logiciel. Les honoraires sont également automatiquement envoyés, il n’y a plus rien à faire ! Le remboursement des patients ainsi que le paiement des services sont simplifiés et plus rapides.

• De pouvoir travailler sur plusieurs canaux (smartphone, ordinateur, tablette), ainsi qu’avoir accès à toutes les données n’importe où et n’importe quand. Il est possible d'ajouter des informations et/ou les modifier en temps réel. 

Comment ça marche ?

Un logiciel de télétransmission peut être utilisé uniquement si celui-ci est agréé par le CNDA (Centre National de Dépôt et d’Agrément).

Concernant les honoraires, les FSE transmises sont réceptionnées par l’Assurance Maladie et les complémentaires de santé qui envoient le paiement sous trois à huit jours ouvrés environ.

Comment bien choisir son logiciel de télétransmission ?

Il existe un large choix de logiciels à des prix différents. Cependant, plusieurs informations sont à prendre en compte pour que le logiciel soit d’une qualité optimale.

Comme nous avons pu le voir, il faut dans un premier temps vérifier que celui-ci soit bien agréé par le CNDA, homologué SESAM-Vitale et compatible avec les organismes complémentaires. Mais ce ne sont pas les seuls critères.

L’ergonomie du logiciel est aussi un aspect important et dépend des envies et des goûts de chaque infirmière libérale. Pour se faire rapidement une idée, il est envisageable de demander aux techniciens de faire une démonstration et ainsi choisir le logiciel le plus pratique et facile à utiliser. Cette démonstration permettra aussi de vérifier si le logiciel est bien compatible avec les organismes de santé et s’il contient tous les services utiles à la bonne gestion des aspects administratifs et comptables.

Il faut également que les données puissent être exportées et importées dans un nouveau logiciel. En effet, si un changement de logiciel a lieu ou qu’il y a un dysfonctionnement dans celui de base, il ne faut pas que l’activité soit bloquée ou mise à mal. C’est pourquoi il est important que toutes les données puissent être facilement exportées.

Un conseil que nous pouvons vous donner est d’être vigilante quant à l’abonnement proposé et aux services et options qu’il comprend. Il est possible de choisir une formule sans abonnement pour changer plus facilement de logiciel.

Il ne faut pas hésiter à demander un devis avant toute souscription. De plus, nous vous recommandons de poser des questions sur les futures mises à jour qui pourront être réalisées sur le logiciel pour vérifier si elles seront toujours compatibles avec l’activité et si elles sont payantes, cela évitera les mauvaises surprises.

Un autre point important à prendre en compte est la sécurité des données. Le logiciel de télétransmission doit posséder un haut niveau de sécurité pour garantir une confidentialité sans failles des informations.

Il est fortement conseillé de souscrire un contrat de maintenance auprès du fournisseur pour avoir les dernières mises à jour et une assurance en cas de dysfonctionnement. Enfin, nous préconisons de choisir un logiciel qui a un bon SAV.

• Une connexion internet
• Un lecteur de Carte Vitale homologué SESAM-Vitale
• Des équipements informatiques (smartphone, ordinateur, tablette, imprimante, scanner)  
• La déclaration du fichier patient faite auprès de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés)
• Avoir la carte CPS (Carte Professionnelle de Santé) délivrée par l’Agence Régionale de santé
• Concernant la facturation, une fois toutes les données transmises à l’Assurance Maladie, celle-ci fait un retour avec le système « retour NOEMIE ». Ce dernier facilite fortement la comptabilité. Possédant l’ensemble des informations concernant les paiements, il permet de traiter toute la facturation et signale le moindre souci de rejet dans les 48 heures. Du côté des patients, ils sont prévenus de leur remboursement sur leurs comptes personnels de l’Assurance Maladie.